ทำบัญชีรายรับรายจ่ายร้านค้าเอง: คู่มือเริ่มต้นสำหรับร้านเล็กและ SME

วิธีทำบัญชีรายรับรายจ่ายร้านค้าด้วย Google Sheets หรือ Excel ตั้งแต่แยกเงิน วางแท็บ บันทึกทุกวัน ไปจนถึงอ่านกำไรจริงและเตรียมข้อมูลภาษี

สิ้นเดือนทีไร คุณเห็นยอดขายใน Shopee กับ LINE ดูดี แต่เงินในบัญชีกลับไม่เหลือเท่าที่คิด ถ้าเป็นแบบนี้ ปัญหามักไม่ได้อยู่ที่ยอดขาย แต่อยู่ที่ ไม่มีบัญชีรายรับรายจ่ายที่บอกความจริง ร้านเล็กหลายร้านไม่มีงบจ้างคนทำบัญชีประจำ ข่าวดีคือการบันทึกพื้นฐานทำเองได้ด้วยมือถือกับ Google Sheets หรือ Excel

บัญชีรายรับรายจ่ายคืออะไร และทำไมต้องมี

บัญชีรายรับรายจ่ายคือการจดทุกครั้งที่เงินเข้าและเงินออกจากกิจการ พร้อมรายละเอียดว่ามาจากไหน จ่ายไปกับอะไร ประโยชน์ที่เห็นได้ทันทีมีสี่อย่าง

• รู้กำไรจริง: ต้นทุนที่ซ่อนอยู่ เช่น ค่าแพ็ก ค่าส่ง ค่าธรรมเนียมแพลตฟอร์ม จะโผล่ขึ้นมาให้เห็น
• วางแผนเงินสด: รู้ว่าเดือนไหนรายจ่ายสูง ต้องเตรียมเงินไว้ก่อน
• เตรียมยื่นภาษีง่ายขึ้น: มีตัวเลขพร้อม ไม่ต้องไล่หาสลิปตอนท้ายปี
• ขอสินเชื่อ: ธนาคารมักอยากเห็นตัวเลขกิจการที่ชัดเจน

เรื่องที่กรมสรรพากรกำหนดไว้

ตาม ประกาศอธิบดีกรมสรรพากรบนเว็บไซต์ rd.go.th บุคคลธรรมดาที่ไม่ได้จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม และมีเงินได้ตามมาตรา 40(5) ถึง (8) ต้องจัดทำบัญชีหรือรายงานแสดงรายได้และรายจ่ายเป็นประจำวัน และลงรายการภายใน 3 วันทำการ ร้านค้าออนไลน์ส่วนใหญ่ที่ขายในนามบุคคลอยู่ในกลุ่มเงินได้ 40(8) ส่วนกิจการที่จดเป็นนิติบุคคลมีข้อกำหนดด้านบัญชีต่างออกไป

ข้อมูลนี้เป็นความรู้ทั่วไป กรณีของแต่ละร้านต่างกัน ควรปรึกษาผู้ทำบัญชีหรือผู้เชี่ยวชาญด้านภาษีก่อนตัดสินใจ

ขั้นแรก: แยกเงินร้านออกจากเงินส่วนตัว

นี่คือจุดที่ร้านเล็กพลาดมากที่สุด ถ้าเงินขายของเข้าบัญชีเดียวกับเงินเดือนหรือค่ากับข้าว คุณจะไม่มีวันรู้กำไรจริง

• เปิดบัญชีธนาคารแยกสำหรับร้านโดยเฉพาะ
• ให้ลูกค้าโอนเข้าบัญชีร้านเท่านั้น
• จ่าย "เงินเดือนตัวเอง" จากบัญชีร้านเป็นยอดคงที่ทุกเดือน แทนการหยิบใช้ตามใจ

วาง Google Sheets 4 แท็บ

• รายรับ: วันที่ | ช่องทาง (หน้าร้าน, Shopee, TikTok Shop, LINE) | สินค้า | จำนวน | ยอดเงิน
• รายจ่าย: วันที่ | หมวด (ต้นทุนสินค้า, ค่าส่ง, โฆษณา, ค่าเช่า, ค่าน้ำไฟ) | รายละเอียด | จำนวนเงิน | มีหลักฐานไหม
• สต็อก: สินค้า | รับเข้า | ขายออก | คงเหลือ
• สรุปรายเดือน: ใช้ SUMIFS รวมรายรับรายจ่ายตามเดือนและหมวด

อ่านตัวเลขให้เป็น

1. กำไรขั้นต้น = รายรับ ลบ ต้นทุนสินค้า บอกว่าสินค้าแต่ละชิ้นทำเงินได้จริงไหม
2. กำไรสุทธิ = กำไรขั้นต้น ลบ ค่าใช้จ่ายอื่นทั้งหมด คือเงินที่กิจการเหลือจริง
3. แยกตามช่องทาง: บางช่องทางยอดขายสูงแต่ค่าธรรมเนียมและค่าโฆษณาก็สูง เทียบกำไรต่อช่องทางจะเห็นภาพชัดกว่าดูแค่ยอดขาย

ตัวอย่างร้านขนมออนไลน์

สมมติร้านขนมขายได้ 60,000 บาทในเดือนนี้ (ตัวเลขสมมติ) พอจดรายจ่ายครบ พบว่าต้นทุนวัตถุดิบ ค่ากล่อง ค่าส่ง และค่าโฆษณารวมกันกินไปเกือบทั้งหมด เหลือกำไรน้อยกว่าที่คิดมาก เมื่อแยกตามช่องทางจึงเห็นว่าลูกค้าประจำทาง LINE ทำกำไรต่อออเดอร์ดีกว่า เจ้าของร้านจึงเริ่มทำโปรให้ลูกค้าเก่ากลับมาซื้อซ้ำแทนการเพิ่มงบโฆษณา

ยอดขายบอกว่าร้านยุ่งแค่ไหน แต่บัญชีบอกว่าร้านรอดหรือเปล่า

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย

• จดย้อนหลังทีเดียวตอนสิ้นเดือน: ลืมรายการเล็ก ๆ จนตัวเลขคลาด
• ไม่เก็บหลักฐาน: ถ่ายรูปใบเสร็จและสลิปเก็บไว้ในโฟลเดอร์ตามเดือน
• ลืมต้นทุนแฝง: ค่าอินเทอร์เน็ต ค่าไฟส่วนที่ใช้ทำงาน ค่าที่เก็บของ
• ดูแต่กำไร ไม่ดูเงินสด: กิจการอาจมีกำไรแต่เงินสดขาดมือ ถ้าต้องซื้อของล่วงหน้าเยอะ

เริ่มต้นสัปดาห์นี้

1. เปิดบัญชีธนาคารแยกสำหรับร้าน
2. สร้าง Google Sheets 4 แท็บตามด้านบน
3. ตั้งเวลา 10 นาทีทุกเย็นเพื่อจดรายรับรายจ่ายของวันนั้น
4. สิ้นเดือนดูกำไรสุทธิและกำไรต่อช่องทาง แล้วตัดสินใจหนึ่งเรื่อง
5. เรียนเพิ่มจากคอร์สพาร์ทเนอร์ เช่น บัญชีรายรับรายจ่ายพร้อมไฟล์ Excel สำหรับมือใหม่, ทำบัญชีรายรับรายจ่ายง่าย ๆ ด้วย Microsoft Excel, ทำบัญชีร้านค้าบนมือถือด้วย Excel และ ทำสต็อกสินค้าบน Google Sheets

เมื่อบัญชีเริ่มเป็นระบบ ขั้นต่อไปคือเข้าใจภาษีของร้านค้า อ่านต่อที่ เจ้าของร้านค้าออนไลน์ต้องรู้เรื่องภาษีอะไรบ้าง และดูคอร์สบัญชีการเงินเพิ่มเติมได้ที่ คอร์สเรียนจากพาร์ทเนอร์บน Plants.work